10 passos para utilizar o sistema de chat de forma consciente

Por o 17 Novembro 2020

O uso de chats não é recente, o que acontece é que para a maioria das pessoas é uma forma de interação típica das relações sociais não laborais. Porém, a súbita e profunda transformação das condições de trabalho a que assistimos nos últimos meses levou muitos profissionais a terem de lidar com o uso profissional não só de chamadas telefónicas e e-mails, mas também de videoconferências e sistemas de chat.

Nem todos crescemos com salas de chat, MSN, Skype, MS Teams, Telegram, HangOut e WhatsApp – e são muito poucos aqueles que estão familiarizados com as tecnologias e as respetivas competências básicas que se desenvolveram ao longo dos anos em ambientes de trabalho. Em geral, o maior risco associado a esta realidade é acabar por cometer pequenos erros, desenvolver hábitos impróprios ou simplesmente não aproveitar ao máximo o potencial destes instrumentos de comunicação em ambiente digital.

 

 

Partilhamos aqui 10 passos para uma boa (e eficaz) utilização dos serviços de chat em contexto de trabalho:

1 – Seja positivo e não responda de “cabeça quente”

Nas salas de chat os desentendimentos são frequentes… Isso é normal, quer porque as mensagens são escritas rapidamente quer porque são lidas superficialmente. Tenha sempre em atenção o estado emocional em que se recebe (e responde) uma mensagem. O seu estado psicológico pode levá-lo a interpretar de forma errada o interlocutor. Esforce-se por uma interpretação positiva. Se tiver dúvidas, pergunte diretamente à pessoa que lhe escreveu.

 

2 – Evite ambiguidades

Como remetente, tente criar mensagens com a menor ambiguidade possível. Tenha cuidado para não sobrepor respostas a diferentes mensagens. Lembre-se também que a ironia é a forma mais respeitável de comunicação “imprópria” em chats profissionais – o sarcasmo é sempre inaceitável!

 

3 – Fuja dos tópicos demasiado delicados

O chat tem uma grande eficácia de contacto: é rápido de ler, basta uma olhada. Esta é uma das razões pelas quais escrevemos tantas mensagens, mas é também a razão pela qual não é um suporte de comunicação adequado para temas sensíveis, pessoais ou eticamente discutíveis. Em ambiente de trabalho, o chat não deve servir para dar informações que possam ser emocionalmente delicadas. Nestes casos, deverá utilizar o correio eletrónico, o telefone ou até uma reunião presencial.

 

4 – Não crie demasiados grupos

O chat é uma ferramenta que requer atenção nos dois sentidos. Dentro dos grupos, a confusão pode instalar-se, também porque o conteúdo passa frequentemente por transformações nas diferentes etapas. Os grupos de conversação são agradáveis entre amigos, mas em contextos de trabalho devem ser utilizados moderadamente e com cuidado.

 

5 – Dê respostas concisas, mas compreensíveis

A conversação via chat é muito rápida.  A utilização de abreviaturas simplificadas é um legado dos hábitos distantes de quando as SMS tinham um custo ligado à extensão do texto. Agora é melhor evitar tais abreviaturas: elas criam um efeito “desleixado”. Se estiver com pressa: utilize antes a função de escrita automática.

 

6 – Mensagens Instantâneas não significam Respostas Instantâneas

Não assuma que uma mensagem de chat deve receber uma resposta imediata. É uma expectativa injusta. Leia quando puder, evitando multitasking, e responda se achar que ainda está em tempo útil. Muitas vezes, o valor de uma mensagem de chat é de curta duração. Com o tempo, a resposta pode vir atrasada ou ser simplesmente desnecessária.

 

7 – Evite “gritar” através da escrita

Escrever usando apenas letras maiúsculas é um erro grave. Em linguagem escrita, as frases em maiúsculas indicam gritos. Portanto, SE ESCREVER ASSIM, as pessoas vão pensar que está zangado com elas.

 

8 – Não se preocupe muito com os erros de digitação

Todos sabemos que isto depende da velocidade com que escreve. Envie uma mensagem de erro/correção apenas se a frase ficar incompreensível ou tiver perdido o seu significado.

 

9 – Use poucas exclamações

Algumas pessoas falam como se estivessem sempre a exclamar… Mas demasiados pontos de exclamação enfraquecem a mensagem. Os pontos de exclamação só podem ter o seu devido efeito se utilizados com moderação.

 

10 – Emojis: Sim, mas com moderação…

Os emojis são um elemento positivo: acrescentam significado à linguagem escrita. Podem ajudar a tornar o chat mais personalizado, reduzindo os mal-entendidos. Mas tenha cuidado: utilize sempre os mais comuns (o objetivo é esclarecer, não divertir) e considere que em muitos chats de organizações estes podem tornar a mensagem mais informal.

 

As conversas instantâneas estabelecidas em diferentes plataformas (como o Whatapp) estão a espalhar-se entre os grupos de trabalho. Verifique se existe um chat corporativo oficial (normalmente está ligado ao ambiente principal de comunicação, o mais comum é o Office 365). Se assim for, faça um esforço para utilizar este canal mais formal e não outras aplicações.

A utilização de outras aplicações expõe-no a vários problemas. Em primeiro lugar, não se deve partir do princípio de que todos os colegas utilizam a mesma aplicação (muitos não apreciam o Whatsapp, por exemplo) e depois só o chat proposto pela empresa pode garantir a proteção dos dados que trocamos entre colegas.

Aproveite e fale connosco através do nosso serviço de live chat disponível no site da CEGOC aqui.

 

*Este artigo é da autoria de Alessandro Reati e foi publicado originalmente aqui.

Para saber mais sobre este tema, recomendamos a formação CEGOC Comunicação Digital

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