Sobreviver à fadiga causada pelas reuniões virtuais

Por o 30 Julho 2020

As nossas agendas encheram-se subitamente de inúmeros compromissos virtuais que, embora nos permitam manter o trabalho e os contactos sociais, preencheram literalmente os nossos dias… Veja este exemplo: “Tenho uma reunião agendada para amanhã de manhã às 9h, depois falo com o meu chefe às 11:30h, às 16h tenho uma outra reunião com o Departamento Jurídico e às 19h tenho um encontro com os meus amigos. Ligo para a mãe via Skype depois de amanhã, porque amanhã não tenho mesmo tempo!”.

 

 

As reuniões virtuais foram a grande descoberta da quarentena: após alguma incerteza, tivemos de reconhecer que não só funcionam como, em muitos casos, podem ser ainda melhores (e mais eficazes) do que as reuniões presenciais: são rápidas, obrigam as pessoas a não divagarem muito e realizam-se num ambiente onde os introvertidos se sentem mais confortáveis. Contudo, e como em todas as coisas, há sempre um “mas” – depois de algum tempo, estas reuniões começaram a ficar cansativas.

Nos últimos meses, jornalistas e especialistas têm-se perguntado o que determina o conceito de “Fadiga Zoom” (e quem diz Zoom diz outras plataformas como WhatsApp, Skype, MS Teams, GoToMeeting…) e que truques podem ser usados para o reduzir tanto quanto possível.

 

Antes, porém, de podermos descobrir o que podemos fazer para contornar esta situação, precisamos de descobrir o que causa esta fadiga:

 

– A situação conturbada é geral

O momento que estamos a viver é particularmente complexo. As preocupações e incertezas sobre o futuro são em si fatores que alimentam o stress e a fadiga a um nível individual. Vivemos numa situação difícil e isto já nos leva a estar mais cansados; as reuniões virtuais também podem ser uma forma de recordar que as nossas vidas mudaram, embora não apenas por causa do Zoom.

 

– Reuniões virtuais: ligados mas desconectados

Quando estamos numa reunião online, corremos dois riscos. Os sinais de comunicação não-verbais durante uma chamada de vídeo são muito poucos em comparação com aqueles a que estamos habituados e isto leva-nos a estar hiper-concentrados de modo a detetá-los: a nossa atenção é, portanto, muito maior do que seria se estivéssemos todos sentados à volta da mesma mesa.

Ao mesmo tempo, a presença virtual combinada com a ausência física de outras pessoas pode levar-nos a fazer várias outras coisas durante a reunião – olhar para o telemóvel, verificar o e-mail, ver documentos… Com a ilusão de termos tudo sob controlo, encontramo-nos numa situação de hiperestimulação e, após algum tempo, a fadiga tende a fazer-se sentir.

 

Alguns conselhos para lidar melhor com as reuniões virtuais:

  • Tire alguns minutos antes de iniciar a reunião para recuperar a sua concentração. Respirar fundo e concentrar a sua atenção nas sensações do seu corpo pode ser uma forma de se preparar e manter o foco durante as reuniões virtuais;
  • Cumprimente cuidadosamente as pessoas que gradualmente entram na reunião. Concentrar-se nas sensações que os diferentes rostos provocam e “tirar o melhor partido disso” dá-lhe a oportunidade de experimentar sensações semelhantes às que teria se estivessem juntos pessoalmente;
  • Se for tecnicamente possível, escolha visualizar apenas a pessoa que está a falar. Desta forma, pode concentrar-se numa pessoa apenas, como se estivesse sentado ao seu lado. É claro que os outros participantes continuarão lá, mas o foco permanecerá na pessoa que está a falar. Especialmente se o grupo for grande, manter o rosto de todos sob controlo é realmente um desafio – e distrair-se é a maior das tentações;
  • Desligue a webcam quando esta não for necessária. Ligar a webcam deve ser opcional, até porque muitas vezes não é preciso que esteja ligada durante toda a reunião. Ter a consciência de que está constantemente “no ar” aumenta o stress e pode afetar o seu desempenho: é como se estivesse a ver televisão sabendo que a televisão o está também a ver;
  • Mantenha o multitasking sob controlo. Resista à tentação de ler e responder aos muitos e-mails que chegam: caso contrário, este comportamento não só dispersará a sua atenção do que está a acontecer na reunião, como exigirá um esforço extra a todos os outros participantes. Se precisar realmente de fazer uma pausa, pode olhar pela janela ou olhar para as prateleiras por cima da sua secretária;

Planear as reuniões durante os seus intervalos, levantar-se de vez em quando, fazer alguns alongamentos e beber água são coisas que o podem também ajudar a recuperar e a cuidar da sua preciosa atenção nestes tempos onde abundam as reuniões virtuais.

 

*Este artigo é da autoria de Anna Tonti e foi publicado originalmente aqui.

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